Drukarki w firmie – najlepsze czy najgorsze urządzenia?
Obecnie prowadzenie średniej wielkość firmy bez drukarki lub nawet xero kopiarki wydaje się być niemożliwe. Zazwyczaj poza funkcją druku te urządzenia spełniają szereg innych zadań. Głównym z nich jest zabijanie czasu oraz spotkania socjalne dla pracowników. Pobocznym zaś romansowanie, a w przypadku xero również rozrywkowe, poprzez dokonywanie kopii niestosownych części ciała. My jednak w tym tygodniu pogadamy o tym jaki jest naprawdę sens korzystania z tego typu urządzenia.
Drukowanie w firmie zazwyczaj jest koniecznością, z której wiele osób chciałoby zrezygnować, gdyby tylko mogło. I jeśli chodzi tylko o wydruk dokumentów, czy też pojedynczych grafik, to jest to rozwiązanie dobre. Problemy pojawiają się, jeśli tych dokumentów/grafik robi się dużo.
Z jednej strony, jeśli drukuje się dużo grafik, to drukarka traci naprawdę sporo toneru lub co gorsza tuszu. A do tego jakość wykonania nie jest najwyższa. Z drugiej strony, druk dużej ilości dokumentów, to strata czasu pracownika. Każda osoba, która to robiła przyzna, że swoje przy drukarce odstała.
To są takie dwa podstawowe problemy. Występują jeszcze inne przy bardziej ambitnych planach, jak na przykład druk własnych wizytówek, broszur czy też plakatów. Wydaje się, że jak firma wydała 10 lub 15 tys złotych na urządzenie, to drukarka z funkcją xero jest już profesjonalnym urządzeniem zdolnym do wszystkiego i powinna poradzić sobie z drukiem wizytówek, wystarczy tylko dobrać papier.
Takie założenia miał jeden z moich były szefów. Po tygodniu prób, wydaniu ponad tysiąca złotych, składałem zamówienie na wizytówki w pobliskiej drukarni. Prawda jest taka, że drukarki biurowe nadają się tylko do druku dokumentów. I w tym się spełniają, ale też nieidealnie. Zacięcie papieru, brak papieru (ponieważ ktoś zapomniał uzupełnić) problem ze sterownikiem może i powoduje kilkugodzinne przestoje.
Oczywiście nie należy wyrzucać drukarki z biura i biegać za każdym razem do drukarni. To nie jest dobry pomysł. Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie drukarki firmowej, ale rozumienie jej ograniczenia.
Firma powinna posiadać drukarkę, ale jeśli to tylko możliwe, to do druku tekstu, a nie grafik. Druk wizytówek, plakatów czy też broszur zostawcie profesjonalistą. W przypadku druku dokumentów firmy powinny wziąć pod uwagę dwie rzeczy. Czas jaki pracownik spędza na drukowaniu oraz całkowity koszt druku.
Warto dokonać obliczeń czasu jaki rzeczywiście pracownik traci na druk. Jeśli w skali tygodnia mówimy o znaczącej ilości, warto zastanowić się nad przeorganizowaniem drukowania w firmie. Przykładowo, jeśli potrzebny jest druk dużej ilości dokumentów, to bardziej efektywne byłoby zlecenie tego drukarni lub punktowi ksero. Wysłanie maila z dokumentem pdf i informacją, że chcemy to wydrukować 100 razy zajmie dosłownie minutę.
Drugą stroną tego równania jest koszt druku. Wiele osób bierze pod uwagę tylko koszty eksploatacji, a nie również koszt urządzenia. Jeśli myślicie o kupnie urządzenia biurowego z funkcją xero do swojego biura, to naprawdę warto policzyć ile tego druku w skali roku będziecie wykonywać. Prosta zasada przy tego typu zakupach jest taka. Urządzenie powinno się zwrócić w nie dłużej niż długość istnienia firmy. Więc jeśli Wasza działalność gospodarcza istnieje dwa lata, to w ciągu dwóch lat zakup powinien się zwrócić. W innym przypadku warto się zastanowić nad wynajmem urządzenia lub też korzystaniem z usług firmy zewnętrznej.
I to by było na tyle, mam nadzieję, że tekst pomógł Wam odpowiedzieć na pytanie czy drukarka w firmie jest dobrym, czy złym rozwiązaniem. Pamiętajcie o tym, że nasza Pracownia Drukarska oferuje szereg usług poligraficznych w bardzo przystępnych cenach. Zapraszamy do kontaktu lub na naszego facebooka.
